Privacy is simpel gezegd het recht om met rust gelaten te worden. Onderdeel ervan is de bescherming van persoonsgegevens. Er zijn wettelijke regels voor de omgang met informatie over personen: dat zijn onze leden, maar ook de sponsoren, donateurs en vrijwilligers die geen lid zijn. Tot nu toe stonden die regels in de wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Echter, de regels voor privacy worden steeds strenger. Vanaf 25 mei 2018 geldt de wet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De nieuwe wet op de privacy geldt voor de hele Europese Unie.
Een persoonsgegeven is elk gegeven over een persoon. Een paar voorbeelden van persoonsgegevens zijn de voor- en achternaam, het (email-)adres, het lidnummer maar ook een foto waar de persoon op staat. Persoonsgegevens die in onze ledenadministratie zijn opgenomen zijn bij de aanmelding als lid door jou opgegeven , dit geldt ook voor de hierop door jou opgegeven wijzigingen.
De AVG is vooral bedoeld om de rechten te versterken van mensen waarvan persoonsgegevens worden vastgelegd. De persoonsgegevens mogen volgens de wet alleen worden op vastgelegd en bewerkt voor duidelijk omschreven doelen, in het geval van een sportvereniging zoals AV Cialfo (hierna Cialfo) bijvoorbeeld:
– omdat de vereniging ze echt voor een bepaald doel nodig heeft, bijv. een e-mail adres,
– voor het uitvoeren van een ‘contract’ (bijv. i.v.m. het lidmaatschap) met de betrokkene,
– het voldoen aan een wettelijke plicht,
Dit alles met de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
Invoering AVG
Namens het bestuur van Cialfo ga ik aan de slag om invoering van de AVG te realiseren. Als uitgangspunt heb ik het ‘Stappenplan AVG voor sportclubs’ gebruikt dat op internet te vinden is. Dit helpt mij om de AVG goed toe te passen binnen onze eigen vereniging. Persoonsgegevens worden door Cialfo vastgelegd in de ledenadministratie om daarmee financiële zaken zoals contributiebetaling, de samenstelling van trainings- en loopgroepen en de verantwoording richting de Atletiekunie uit te voeren. Om te voldoen aan de nieuwe wet hebben we een aantal actiepunten;
– de vermelding van het privacyreglement bij inschrijving als lid dan wel voor wedstrijden,
– het verwijderen van oude bestanden met persoonsgegevens,
– het inrichten van een archief voor de registratie van wijzigingen in de ledenadministratie.
Beeldmateriaal
De nieuwe media zorgen voor steeds meer mogelijkheden als het gaat om bijvoorbeeld gebruik van foto’s en video’s op websites en sociale media. Een foto en een videobeeld van iemand is ook een persoonsgegeven. De vereniging heeft toestemming nodig van de geportretteerde om dit openbaar te maken. In ons privacy beleid wordt opgenomen dat tijdens wedstrijden en andere verenigingsevenementen beeldmateriaal gemaakt kan worden. Een lid kan deze foto’s en/of video’s die door de vereniging op internet zijn geplaatst laten verwijderen. Dat kan door een verzoek aan mij te sturen.
Heb je vragen over de AVG in het algemeen, het internet staat het er vol mee.
Heb je vragen over de AVG en Cialfo, mail mij dan op penningmeester@avcialfo.nl . Ik zal jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ook goede tips en hulp zijn welkom.
Jan Baack